Od lutego przyszłego roku zostanie obligatoryjnie wprowadzony Krajowy System e-faktur. Zachęcamy do zapoznania się poniżej z informacjami na ten temat i skorzystania ze szkoleń Krajowej Administracji Skarbowej. 

Co to jest KSeF?
KSeF, czyli „Krajowy System e-Faktur”, to jednolita platforma informatyczna, dzięki której wystawisz, prześlesz, odbierzesz i przechowasz faktury ustrukturyzowane. Faktura w KSeF oznacza m.in. dokument w formacie XML, nadanie jej unikalnego numeru identyfikacyjnego oraz potwierdzenie w postaci UPO (urzędowego poświadczenia odbioru). 

Harmonogram – od kiedy obowiązkowe?

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF dla podmiotów, które w 2024 r. osiągnęły wartość sprzedaży wraz z podatkiem powyżej 200 mln zł. 
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych). 
• Dla mikro-przedsiębiorców (np. tacy, którzy mają obrót nieprzekraczający 10 tys. zł miesięcznie i faktury do wartości maks. 450 zł) obowiązek od 1 stycznia 2027 r. 

Co zyskujesz? Dlaczego warto już dziś?

• Mniejsza liczba błędów przy fakturowaniu – system weryfikuje zgodność dokumentu ze strukturą. 
• Automatyzacja – faktury w formacie XML łatwiej przetwarzać i archiwizować, co daje przewagę w organizacji i kontrolach.
• Przejrzystość i bezpieczeństwo – cały proces odbywa się w ramach systemu państwowego, co zwiększa pewność prawidłowego wystawienia i odbioru.
• Przyspieszenie obiegu dokumentów – mniej papieru, mniej klasycznych PDF-ów, więcej digitalizacji.
• Szansa na lepszą płynność – w niektórych opracowaniach wskazuje się, że digitalizacja faktur może wspomóc szybsze rozliczenia VAT. 

Obowiązek otrzymywania faktur przez KSeF już od 1 lutego 2026 r. dotyczy wszystkich podatników – niezależnie od wielkości firmy. 

Niektóre faktury nie muszą być wystawione przez KSeF – np. faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). 

Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym – mimo obowiązku – można wystawiać faktury „starego typu” (papierowe albo elektroniczne) jeśli spełnione zostaną określone warunki (np. sprzedaż dokumentowana poza KSeF nie przekracza określonego progu). 

W przypadku faktur z załącznikami (np. gdy wymagane są złożone dane) przewidziana jest funkcjonalność umożliwiająca załącznik – jednak nie jest ona obowiązkowa. 

Co zrobić już dziś?

• Zorientuj się – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w naszym powiecie, sprawdź, od kiedy dotyczy Cię KSeF (zależnie od obrotu, liczby faktur, branży).
• Zgłoś się na szkolenie – wkrótce (powiat/związek/jednostka samorządu) zostaną organizowane szkolenia z zakresu KSeF: jak przygotować firmę, jakie oprogramowanie wybrać, jak współpracować z biurem rachunkowym. Uczestnictwo pozwoli uniknąć pośpiechu i błędów.
• Dostosuj systemy i procedury – sprawdź czy Twoje oprogramowanie księgowe ma integrację z KSeF albo czy dostawca oprogramowania przewiduje aktualizację. Przeszkol pracowników lub wskaż osobę odpowiedzialną za obsługę KSeF.
• Przetestuj działanie – jeśli możliwe, wykorzystaj środowisko testowe KSeF, zapoznaj się z procedurą wystawienia faktury, pobrania UPO, archiwizacji. Dzięki temu unikniesz stresu przy wejściu w obowiązek.
• Komunikuj zmiany z kontrahentami – jeśli wystawiasz faktury lub je odbierasz, poinformuj swoich partnerów o nadchodzącej zmianie. Wspólne przygotowanie ułatwi płynny start.

Wprowadzenie KSeF to duża zmiana – ale także realna szansa na usprawnienie obiegu faktur, lepszą kontrolę i nową jakość w rozliczeniach. Warto już dziś przygotować się na ten moment, by uniknąć niepotrzebnego stresu, kar czy przestojów. Zachęcamy wszystkie przedsiębiorstwa, jednostki i biura rachunkowe do udziału w szkoleniach i aktywnego działania – im szybciej wystartujecie, tym lepiej. 

Więcej informacji można znaleźć na stronach Administracji Skarbowej: ksef.podatki.gov.pl i ksef.pl
Zachęcamy też do szkolenia się - pełna informacja o najbliższych szkoleniach na opolskiej stronie KAS. www.opolskie.kas.gov.pl